Betriebsrat und interner KI-Assistent: EU-Regeln, Beschäftigtendaten, Betriebsvereinbarung

Was mit dem Betriebsrat vor dem Start zu klären ist

Vor dem Start eines internen KI-Assistenten klären Geschäftsführung und Betriebsrat meist vier Punkte: wofür der Assistent da ist und wofür nicht, was der Server über jeden Beschäftigten aufzeichnet und wer es lesen darf, wie lange diese Aufzeichnungen bleiben und wie die Beschäftigten geschult und informiert werden. Den Rahmen setzt das EU-Recht mit der Richtlinie über Unterrichtung und Anhörung, der KI-Verordnung und der DSGVO; ob und in welcher Form der Betriebsrat zustimmen muss, entscheiden nationales Recht und nationale Praxis, die sich zwischen den Mitgliedstaaten unterscheiden.

Ein interner KI-Assistent ist ein Chat-Werkzeug, das auf einem eigenen Server des Unternehmens läuft und den Beschäftigten aus einem Sprachmodell und oft aus Firmendokumenten antwortet. Dieser Leitfaden richtet sich an die Geschäftsführung, die Personalleitung und die Mitglieder des Betriebsrats, die das Gespräch vorbereiten, und an die Person in der IT, die ihre technischen Fragen beantworten muss. Er gibt allgemeine Informationen zum EU-Recht mit Stand Oktober 2026 und ist keine Rechtsberatung; Ihre Rechtsberatung und Ihr Datenschutz­beauftragter bestätigen, wie es für Ihr Unternehmen gilt. Die Einführung eines Assistenten im ganzen Unternehmen behandelt unser Rollout-Plan für 1.000 Beschäftigte; hier geht es um die Vereinbarung mit der Arbeitnehmer­vertretung, ob Betriebs- oder Personalrat.

EU-Regeln für die KI-Einführung mit dem Betriebsrat

In diesem Projekt treffen drei EU-Texte aufeinander, und jeder regelt einen anderen Teil davon.

Richtlinie 2002/14/EG, Artikel 2 bis 4 und 6, und Verordnung (EU) 2016/679, Erwägungs­grund 155, auf eur-lex.europa.eu; Verordnung (EU) 2024/1689, Artikel 5, 26 und 113 und Anhang III in der konsolidierten Fassung vom 27. Juli 2026 im AI Act Service Desk der Kommission; Artikel 88 DSGVO aus einer Wiedergabe des Amtsblatt-Texts; alle gelesen am 25. Oktober 2026.

Unterrichtung und Anhörung. Die Richtlinie 2002/14/EG legt den allgemeinen Rahmen der EU fest. „Unterrichtung“ heißt, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmervertretern Informationen übermittelt, damit sie sich mit dem Gegenstand vertraut machen und ihn prüfen können; „Anhörung“ ist der Meinungsaustausch und Dialog zwischen beiden Seiten. Jeder Mitgliedstaat wendet die Richtlinie entweder auf Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten oder auf Betriebe mit mindestens 20 Beschäftigten an. Zu ihren Gegenständen gehören Entscheidungen, die wesentliche Änderungen der Arbeitsorganisation mit sich bringen können, und die Anhörung erfolgt mit dem Ziel, eine Vereinbarung über Entscheidungen zu erreichen, die in der Leitungsbefugnis des Arbeitgebers liegen. Ob ein Assistent für fünf Personen im Vertrieb eine solche Entscheidung ist und ob einer für alle Büroarbeitsplätze es ist, beantwortet Ihre Rechtsberatung. Die Richtlinie verbietet den Vertretern außerdem, Informationen weiterzugeben, die ihnen im berechtigten Interesse des Unternehmens ausdrücklich vertraulich mitgeteilt wurden; das ist von Bedeutung, wenn das Projekt offenlegt, welche Modelle und welche Dokumente das Unternehmen nutzt.

Die KI-Verordnung. Artikel 26 Absatz 7 ist die Vorschrift, die zu diesem Thema am häufigsten genannt wird. Betreiber, die Arbeitgeber sind, informieren vor der Inbetriebnahme oder Verwendung eines Hochrisiko-KI-Systems am Arbeitsplatz die Arbeitnehmervertreter und die betroffenen Beschäftigten. Die Pflicht gilt nur für Hochrisiko-Systeme, und ein Assistent für Entwürfe, Zusammenfassungen und Fragen an Dokumente steht nicht in Anhang III. Anhang III Nummer 4 nennt KI-Systeme für Einstellung und Auswahl sowie solche, die über Beförderung oder Kündigung entscheiden, Aufgaben nach persönlichen Merkmalen zuweisen oder Leistung und Verhalten von Personen in Arbeitsverhältnissen überwachen und bewerten sollen. Nach der KI-Verordnung in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744, des Digital-Omnibus zur KI, gelten die Hochrisiko-Regeln für Anhang-III-Verwendungen ab dem 2. Dezember 2027. Unabhängig davon verbietet Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe f seit dem 2. Februar 2025 KI-Systeme, die Emotionen einer natürlichen Person am Arbeitsplatz ableiten, außer sie dienen medizinischen oder Sicherheitsgründen. Unser Leitfaden zur KI-Verordnung für Unternehmen mit eigenen LLMs behandelt die übrigen Pflichten, etwa KI-Kompetenz und die Transparenzregeln des Artikels 50.

Der Bezug zum Betriebsrat ist praktisch. Der Server, der einen harmlosen Schreibassistenten betreibt, hält zugleich fest, wer wann was gefragt hat. Nutzt jemand diese Aufzeichnung, um Beschäftigte zu bewerten, rückt die Verwendung in Richtung Anhang III Nummer 4 Buchstabe b, und der Betriebsrat wird verlangen, dass die Vereinbarung das ausschließt.

Die DSGVO. Artikel 88 erlaubt den Mitgliedstaaten, durch Rechtsvorschriften oder durch Kollektiv­vereinbarungen spezifischere Vorschriften für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten vorzusehen, und diese umfassen Maßnahmen insbesondere im Hinblick auf die Transparenz der Verarbeitung und auf Überwachungssysteme am Arbeitsplatz. Erwägungs­grund 155 zählt Betriebsvereinbarungen zu diesen Kollektiv­vereinbarungen. Die allgemeinen Pflichten der DSGVO bleiben bestehen: eine Rechtsgrundlage, ein festgelegter Zweck, begrenzte Speicherdauer und eine Datenschutz-Folgenabschätzung, wenn die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko birgt. Artikel 35 Absatz 9 verlangt vom Verantwortlichen, gegebenenfalls den Standpunkt der betroffenen Personen oder ihrer Vertreter zur beabsichtigten Verarbeitung einzuholen; ein weiterer Grund, den Betriebsrat früh einzubinden. Unser Leitfaden zur DSFA für ein internes LLM führt durch diese Prüfung, und unser Beitrag zu lokaler KI und DSGVO erklärt, was ein eigener Server ändert und was nicht.

Welche Protokolle der Server über jeden Beschäftigten führt

Betriebsräte stellen konkrete Fragen, etwa ob das System Eingaben speichert, ob Vorgesetzte sie lesen können und ob es Statistiken pro Person gibt. Die Antworten hängen von der Software und ihren Voreinstellungen ab, denn eine Einstellung, die niemand ändert, ist die, die gilt. Die Tabelle nimmt Open WebUI als Beispiel, eine verbreitete Chat-Oberfläche für eigene Server, mit den Standardwerten, die ihre Referenz für Version 0.12.1 nennt.

Referenz der Umgebungsvariablen von Open WebUI, nach eigener Angabe aktuell für v0.12.1, gelesen am 25. Oktober 2026; gespeicherte Chats wie in unserem Leitfaden zur privaten ChatGPT-Alternative beschrieben.

Daraus folgen drei Punkte. Ein Administrator kann Chats lesen, solange die Einstellung nicht abgeschaltet ist; die Vereinbarung nennt also, wer Administratorrechte hat und ob der Chat-Zugriff eingeschaltet bleibt. Das Audit-Log ist eine eigene Aufzeichnung und standardmäßig aus; auf der höchsten Stufe speichert es Anfrage und Antwort, und das Einschalten ändert, was über jede Person festgehalten wird. Nutzungsstatistiken werden erfasst, ob der Analytics-Reiter sichtbar ist oder nicht; die Vereinbarung regelt also die Daten und nicht nur die Anzeige.

Ein Gateway zwischen Chat-Oberfläche und Modellserver kann ein eigenes Protokoll von Eingaben und Antworten führen, wie unser Leitfaden zum LLM-Gateway mit Schlüsseln, Budgets und Protokollierung zeigt, und dieses Protokoll braucht dieselben Regeln. Für den Betriebsrat hilft eine Liste aller Orte, an denen eine Eingabe oder Antwort landen kann: die Chat-Datenbank, das Audit-Log, das Gateway-Protokoll, die Sicherungen aller drei und jeder Export. Für jeden Ort werden ein Zweck, die Personen oder Rollen mit Lesezugriff und eine Speicherdauer festgelegt. Unser Leitfaden zur Härtung von Open WebUI behandelt die Sicherheitsseite derselben Einstellungen.

Unser Service Private AI/ML richtet den Assistenten mit Abfrageprotokoll sowie Daten- und Rechteverwaltung ein, sodass diese Einstellungen bewusst gewählt werden; schicken Sie uns die Fragen, die Ihr Betriebsrat gestellt hat, und unser Team liefert die technischen Antworten für Ihre Konfiguration.

Themen einer Betriebsvereinbarung zum KI-Assistenten

Die Liste ist eine Checkliste von Themen. Den Wortlaut und die Frage, ob überhaupt eine förmliche Vereinbarung nötig ist, klären Ihre Rechtsberatung und der Betriebsrat.

1. Zweck und Umfang. Welche Aufgaben der Assistent unterstützt (Entwürfe, Zusammenfassungen, Fragen an Dokumente), welche Abteilungen ihn nutzen und welche Dokumentbestände er erreicht.
2. Ausgeschlossene Verwendungen. Keine Leistungs- und Verhaltenskontrolle, also keine Bewertung individueller Leistung oder individuellen Verhaltens aus Chats, Protokollen oder Statistiken; keine Ableitung von Emotionen; keine Verwendung für Entscheidungen über Einstellung, Beförderung oder Kündigung, es sei denn, diese Verwendung wurde gesondert nach der KI-Verordnung geprüft und vereinbart.
3. Was aufgezeichnet wird. Gespeicherte Chats, Stufe des Audit-Logs, Gateway-Protokoll und Nutzungsstatistiken, mit den Einstellungen wie in der Tabelle oben.
4. Wer es lesen darf. Benannte Administratorrollen, eine Regel für das Öffnen einzelner Chats (etwa nur bei einem dokumentierten Sicherheitsvorfall und im Vier-Augen-Prinzip) und ein Protokoll dieser Zugriffe.
5. Speicherdauer. Fristen für gespeicherte Chats, Protokolle und Sicherungen und die Frage, ob Nutzer eigene Chats löschen dürfen.
6. Statistiken. Auswertungen ab Abteilungsebene, mit einer Mindestzahl an Nutzern je Auswertung, abgestimmt mit dem Datenschutz­beauftragten.
7. Schulung und Information. Was die Beschäftigten vor dem Zugang lernen, passend zu den Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 aus unserem Leitfaden zur KI-Kompetenz-Schulung, und wie der Assistent in seiner Oberfläche als KI gekennzeichnet ist.
8. Änderungen. Welche Änderungen die Gespräche neu eröffnen. Eine Vereinbarung kann festhalten, dass ein Modell-Update für denselben Zweck das nicht tut, eine neue Anbindung an Personaldaten, eine höhere Protokollstufe oder eine neue Abteilung dagegen schon.
9. Freiwilligkeit und öffentliche Dienste. Ob die Nutzung verpflichtend ist und welche Regel für öffentliche Chatbots gilt, wie in unserem Leitfaden zu Schatten-KI: Richtlinie und Kontrollen.

Die Vereinbarung beruht auf einer genauen Beschreibung der Einstellungen. Lassen Sie sich von der IT oder vom Dienstleister, der den Server einrichtet, vor dem ersten Termin jede Einstellung auf einer Seite beschreiben und diese Beschreibung bei jeder Änderung aktualisieren.

Wer im Unternehmen welche Frage beantwortet

In einem Unternehmen ohne große IT-Abteilung landen die Fragen des Betriebsrats bei wenigen Personen. Die Geschäftsführung legt Zweck und ausgeschlossene Verwendungen fest. Der Datenschutz­beauftragte, wo einer benannt ist, berät zur Folgenabschätzung und zur Speicherdauer. Die IT oder der externe Partner, der den Server betreibt, dokumentiert die Einstellungen und bestätigt sie nach jedem Update. Unser Beitrag zu KI-Beauftragten und Rollen im KMU beschreibt, wer jeden Monat was tut, und unser Leitfaden zum KI-Server ohne IT-Abteilung behandelt den Fall ganz ohne eigene IT.

Der Server hinter dem Assistenten

Der Betriebsrat spricht über Software-Einstellungen, aber die Hardware entscheidet, wer sie kontrolliert. Auf einem Server im eigenen Haus oder in einem EU-Rechenzentrum Ihrer Wahl bleiben Eingaben und Protokolle unter Ihren Regeln; bei einem öffentlichen Chatbot-Dienst entscheiden die Einstellungen und Bedingungen des Anbieters, was gespeichert wird. Die Tabelle zeigt die beiden Server, mit denen die meisten Unternehmen beginnen.

Referenz­konfigurationen auf unserer Seite KI-Server; Beschäftigte nach den Beispielwerten unseres Leitfadens nach Unternehmens­größe (etwa 4 gleichzeitige Anfragen in der Spitzenstunde je 100 Beschäftigte, gpt-oss-120b); Leistung nach unserer Schätzung mit Karten bei 600 W, zwei AMD-EPYC-Prozessoren und 15 Prozent für den Rest des Servers; ein 230-V-16-A-Stromkreis trägt bei 80 Prozent Auslastung 2,94 kW.

Der Einstiegsserver hat zwei Karten der NVIDIA RTX PRO 6000 Blackwell Server Edition, zwei AMD-EPYC-Prozessoren, 384 GB DDR5-ECC-Speicher und zwei NVMe-Laufwerke. Eine Karte betreibt das Sprachmodell des Assistenten, die andere die Dokumentsuche und Sprachmodelle. Die Zahlen zu den Beschäftigten folgen unserer Bemessung nach Unternehmens­größe, die zählt, wie viele Personen in der stärksten Stunde gleichzeitig eine Anfrage senden; in den meisten Firmen ist das ein kleiner Teil der Belegschaft. Rack-Server dieser Art sind laut und geben ihre volle Leistung als Wärme ab; sie gehören in einen Serverraum, wie unser Leitfaden zur Stromversorgung von GPU-Servern mit 16 A, 32 A und Drehstrom erklärt. Unser Beitrag zum Stromverbrauch eines KI-Servers pro Jahr rechnet die Leistung in Kilowattstunden pro Jahr um.

Vom Vorschlag bis zum Start, der Reihe nach

1. Zweck, Abteilungen und Dokumente in einfachen Worten aufschreiben.
2. Die IT jeden Ort auflisten lassen, an dem Eingaben und Antworten gespeichert werden, mit den Einstellungen, die das steuern.
3. Mit der Rechtsberatung klären, welche nationalen Regeln zu Unterrichtung, Anhörung oder Zustimmung gelten und ob eine geplante Verwendung Anhang III berührt.
4. Die Datenschutz-Folgenabschätzung beginnen, falls nötig, und den Standpunkt des Betriebsrats einholen.
5. Die Themen oben vereinbaren, dann den Server passend konfigurieren und die Einstellungen dokumentieren.
6. Die ersten Nutzer schulen und ein Pilotprojekt mit einer Abteilung fahren, wie in unserem Leitfaden dazu, was ein privates KI-Pilotprojekt messen sollte.
7. Einstellungen und Vereinbarung vor jeder neuen Abteilung oder Anbindung prüfen.

Wir liefern den Server und richten über unseren Service Private AI/ML Modell, Dokumentsuche und Protokollierung ein; nennen Sie uns die Abteilungen, die zuerst starten, und wir schlagen Konfiguration und Pilotprojekt vor.

Was wir liefern

Sie können dieses System bei uns kaufen: Unser Team bemisst die Konfiguration nach Ihrer Last und Ihrem Budget und antwortet innerhalb eines Werktages. Wir bauen KI-Server mit zwei oder vier Karten der RTX PRO 6000 Server Edition auf Bestellung, vor der Lieferung montiert und getestet, geliefert in der ganzen EU mit einem EU-Vertrag und einer Rechnung, mit Herstellergarantie auf jede Komponente, abgewickelt über uns; Mengen und Lieferzeit werden mit dem Angebot schriftlich bestätigt. Unser Service Private AI/ML mit unserem Engineering-Partner Vixen.UNO stellt den Assistenten mit Abfrageprotokoll sowie Daten- und Rechteverwaltung bereit und schult Ihr Team für den Betrieb.

Allgemeine Informationen zum EU-Recht mit Stand Oktober 2026, keine Rechtsberatung; nationales Recht und nationale Praxis zur Arbeitnehmer­vertretung unterscheiden sich zwischen den Mitgliedstaaten.

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